随着單位各項業務的快速發展，檔案庫房的檔案逐年增加、檔案類型愈加豐富，檔案保存空間和利用需求逐年增長，對檔案庫房面積需求越來越多，對檔案管理設備和檔案管理系統要求越來越高。由于檔案庫房面積嚴重不足，檔案管理設備老化，庫房管理系統落後、功能缺失，給檔案工作和檔案安全帶來了諸多壓力。爲解決諸上困難，多個單位決定加快智能一體化檔案庫房的建設，即智能檔案庫房的建設。
一、解決檔案設備老化、空間不足等難題
由于單位檔案類型多樣且檔案數量繁多，因此在智能一體化檔案庫房的建設中，選擇采用更加先進、可定制的檔案存儲設備，并根據檔案庫房空間結構及尺寸設計合理的智能密集架方案，從而實現(xiàn)不同類型檔案的高效、有序、安全管理。同時在原址不變、物理空間不變的情況下，庫房容量得到大大提升，檔案庫房空間得到合理利用。
二、解決檔案管理不精準、易出錯等難題
在智能一體化檔案庫房中，所搭建的RFID系統主要包括電子标簽、層架标簽、RFID通道門、一體式官員(yuán)工作站、RFID盤點車等設備，一方面，實現(xiàn)了檔案的快速盤點，短時間内即可完成全庫房盤點，準确率高；另一方面，無論是(shì)檔案的借閱、歸還還是(shì)移動，系統都能實時記錄并形成可追溯的數據，使檔案的管理更加嚴密和可控，從而解決檔案管理低效、不精準、易出錯等難題。
三、大大提升檔案安全，降低損傷、延長壽命
當檔案庫房的安全防範措施不到位時，勢必影響檔案的安全。智能一體化檔案庫房建設完成後，實現(xiàn)了對庫房空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度的實時監測及調控，實現(xiàn)了監控并錄像庫房情況、實時監測煙霧，實現(xiàn)無授權人員(yuán)無法認證開啓門禁，利用紅外傳感器檢測人員(yuán)出入，異常情況時立即告警，從而大大降低存量檔案損傷，整體提升檔案的安全，延長檔案的壽命，爲檔案的長期保存提供了更有利的條件。
四、實現(xiàn)一體化管理，有效緩解了檔案工作壓力
在一體化檔案庫房中，通過搭建智慧檔案庫房一體化平台，将智能密集架系統、環控系統、安防系統、RFID系統等系統集中在同一個可視化的平台上，實現(xiàn)了檔案庫房的一體化、集中式、可視化、全天候、全流程管理，有效緩解了檔案工作壓力，切實提升檔案管理水平。
由此，不少單位都在積極開展智能一體化檔案庫房的建設工作，從而快速解決檔案設備老化、空間不足、檔案管理不精準、易出錯等難題，大大提升檔案安全，降低檔案損傷、延長檔案壽命，實現(xiàn)庫房一體化管理，有效緩解檔案工作壓力。
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