對于企事業單位來講，檔案管理是(shì)一項極其重要且又(yòu)繁雜(zá)的工作，特别是(shì)面對日益繁多的檔案資料和越來越高的管理要求，傳統的檔案管理模式難以勝任，新的檔案管理模式亟待應用。随着智能技術的不斷升級，檔案信息化和RFID技術逐漸進入大衆視野。今天小編就要帶大家認識下檔案信息化和RFID技術，以及RFID技術在檔案信息化中的應用。
一、傳統檔案管理模式有哪些局限性？
（一）管理缺乏整體性
傳統檔案管理模式未能設置專門的檔案管理部門和專職人員(yuán)，這就導緻檔案管理工作缺乏集中性和統一化管理，很容易出現(xiàn)檔案分散到各自部門單獨管理的情況。此外，由于不同部門的檔案管理水平和要求不一緻，更容易阻礙檔案的統一化部署，嚴重情況下還會出現(xiàn)檔案損壞和丢失的情況。
（二）管理缺乏高效性和利用性
傳統檔案管理更加重視對于實體檔案的整理和管理，缺乏對于檔案内容和數據的利用，同時檔案整理和管理的效率也比較低。具體來講，一是(shì)對檔案的内容利用較少。在我們的日常工作中，很多實體檔案隻有一份，當檔案外借或占用時，其餘人無法同時利用到該資源，降低了利用率；二是(shì)對檔案的數據利用較少。傳統檔案管理缺少高效率的盤點工具以及功能完善的管理系統，無法對檔案的上下架、出入庫數據以及借閱歸還等使用數據進行及時統計和分析，從而無法得出有效的管理結論，無法爲檔案管理人員(yuán)提供科學的決策參考；三是(shì)對實體檔案的盤點管理效率低下。傳統的檔案管理即便借助紙(zhǐ)質條形碼标簽和掃碼槍管理，也無法與應用了電子标簽的智能檔案管理相(xiàng)提并論，無法滿足用戶大批量和急切的借閱需求。
二、什麽是(shì)檔案信息化以及檔案信息化帶來的優越性
檔案信息化主要指兩方面，一是(shì)數字化，即将各種傳統檔案和檔案目錄信息利用掃描和OCR識别轉化等方式，從模拟信息轉移爲數字信息，并進行科學的管理和利用；二是(shì)網絡化，這是(shì)應用計算機網絡技術實現(xiàn)信息傳遞和共享的過程。數字化是(shì)網絡化的基礎和前提，網絡化能夠加快實現(xiàn)檔案信息資源的開放(fàng)、共享，并提升檔案資源的價值。
那麽，信息化檔案管理相(xiàng)較于傳統檔案管理方式有哪些優勢？一是(shì)安全性，信息化可以在很大程度上降低實體檔案的外借頻(pín)率，從而減少實體檔案的損耗，同時也可以避免外借過程中的丢失；二是(shì)高效的數據利用效率，信息化可以使讀者對于檔案數據的查詢和在線(xiàn)閱覽更爲便捷，同時管理人員(yuán)也可以提升對于檔案數據的利用效率，使得管理工作更及時更科學有效。
三、RFID技術在檔案行業的應用
RFID即英文單詞Radio Frequency Identification的縮寫，中文翻譯：無線(xiàn)射頻(pín)識别，這是(shì)自動識别技術的一種，它通過無線(xiàn)射頻(pín)方式進行非接觸雙向數據通信，利用無線(xiàn)射頻(pín)方式對電子标簽進行讀寫，從而達到識别目标和數據交換的目的，其被認爲是(shì)21世紀最具發展潛力的信息技術之一。RFID技術在檔案盤點、檔案管理、檔案智能追蹤等方面都擁有着極大的優勢，應用在實體檔案管理和檔案信息化當中将起到極大的作用。
RFID技術的優勢：
1）識别效率高：在檔案庫房中，大量RFID标簽可被讀寫器同時、快速、批量讀取，一次可讀取數百枚甚至數千枚标簽，同時讀取距離(lí)可以實現(xiàn)4米以上，識别效率高；
2）可實現(xiàn)智能追蹤：未被授權的檔案标簽在帶離(lí)庫房經過RFID智能通道門禁時會進行報警，并被進行事件記錄，能夠保障檔案的安全性；
3）設備使用壽命長：RFID标簽具有防水、防磁、防腐蝕、耐高溫的特點，目前一般的标簽保存時間都可以達到幾年、十幾年甚至幾十年。
4）系統功能強大：RFID系統具備較強的智能性，無論是(shì)檔案的上下架、出入庫管理都可以做到全流程管理，自動進行事件記錄。同時對于檔案的目錄管理、分類管理和著錄管理等都做了完善的功能。
RFID技術是(shì)對檔案的信息化的有力補充，完善了信息化與實體檔案管理的綁定工作，做好了電子文件的實體位置快速定位，快速查閱，同時也做好了實體檔案的快速盤點和高效管理，進一步提升檔案數據的利用效率。RFID技術在檔案行業中的應用能夠快速推動檔案智能化管理的進程，能夠提升用戶的使用體驗，實現(xiàn)個性化的檔案服務，進而實現(xiàn)全民樂享檔案内容的目标。洛陽花都家具集團有限公司鄭州第四分公司創始于1992年，專注于智能檔案管理系統的研發和服務，沉澱檔案行業30年，産品從用戶出發，更易用更好用，感謝閱讀，期待與您的合作。
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